Permalink

6

Как мы выбирали формат описания бизнес-процессов

Следующий вопрос, который встал перед нами был формат описания бизнес-процессов.

Определиться с форматом описания было сложно. Проблема в том, что визуально все имеющиеся форматы очень сложны для восприятия рядовыми сотрудниками. Менеджеры среднего звена конечно могут в них разобраться, но использовать эти процессы в виде шпаргалок для рядовых сотрудников не получается.

Вот примеры различных форматов.
2013-05-04_172515
2013-05-04_172352
2013-05-04_172340

Идеальным вариантом были бы картинки, но их невозможно отрисовывать каждый раз при внесение изменения в процессы или запуске нового процесса.

Изучив почти все возможные форматы мы поняли, что вариантов, который более или менее был бы удобен и руководителем и менеджерам является EPC. Это тот который на картинке красно-зеленый.

Мы внесли несколько незначительных изменений, но в целом это был именно EPC. Подробно на самом формате я останавливаться не буду. В интернете полно описаний. Провели парочку тестирований.  Пригласили сотрудников и дали им один тестовый описанный процесс, который они не знали и попросили используя схему, провести действия описанные в нем. Результат был не очень, но в целом сотрудники справились, хотя 100 % без ошибок не сделал никто. Но это было скорее от незнания самого принципа чтения нотации процессов и если обучить ему, то все будет отлично. Так этот формат и был утвержден.

Все тестирование проходило на маленьких и средних процессах. Поэтому основной недостаток EPC мы узнали позднее.
Неудобно печатать большие процессы. Они превращались в огромную простыню, в которой было легко заблудиться. В электронном виде это еще как то могло существовать, но на бумаге уже было не возможно использовать. Бумажный вариант необходим сотрудникам. Нельзя вечно заглядывать в компьютер. Нельзя компьютер носить с собой.

Мы начали дробить процессы и делать вкладки, когда необходимо было детально описывать вложенные процессы. Это решило проблему с бумажным вариантом, но добавило проблем с электронным видом. Хотя бумажный вариант и можно было напечатать, но навигация в нем отсутствовала как факт. Что бы посмотреть алгоритм целиком приходилось перелистывать сотни бумажек. Например в обычном процессе продажи кассового аппарата было уже 25 вкладок, каждая из которых печаталась на 2-4 листах. Найти что-то в таком процессе было не реально. Управлять таким процессом почти не возможно.

И дальше мы все больше убедились, что использовать это формат не удобно, так как проходя по некоторым процессам многие пропускали пункты из-за громоздкости. В процессе самого описания или использования проходилось много информации держать в голове. Да и самому формату сначала необходимо обучить сотрудника. Вроде он интуитивно понятный, но как и что показывать надо.

В общем формат EPC нам на практике не понравился. И хотя в этом формате уже было описано много процессов мы решили перейти к другому. Мы просто сделали как нам было бы удобно, без оглядок на стандарты и утвержденные форматы. Может где и есть такой же и он как-нибудь называется и пересекается с каким-нибудь, но не суть. Сейчас мы его активно тестируем. И пока больших проблем мы с ним не видим.

2013-05-08_114336
Принцип простой: горизонтально указывается сотрудник, а дальше в виде блоков указываются те действия, которые он должен выполнить или результат процесса который он должен передать в другой отдел. Получается такая линейная технология. И к каждому блоку мы составляем обычную письменную инструкцию. Все просто. Мы выкинули все лишнее. Основная задача была упростить восприятие процесса обычными сотрудниками при этом оставив общее видение модели процесса, для руководителей.

Уровень детализации в схеме общий, а вот в инструкции в зависимости от должностей он может меняться. Все сотрудники имеют общую картину прохождения процесса. Они видят эту технологию полностью, и понимают в какой именно момент они включаются в работу. Руководители так же видят всю схему целиком и им проще подготавливать изменения для упрощая работы. Вся технология/процесс как на ладони. Ее удобно печатать. Распечатал и скрепил листы. Получилось горизонтальная длинная бумажка, но ее можно повесить на любую стену или сложить «веером». По этой технологии можно легко проводить обучение «по ролям». Собираем сотрудников и прогоняем процесс, пока не доведем его исполнение до автоматизма.

Я не говорю, что этот формат лучший, но нас на данный момент он устраивает и пока мы стали использовать его.

Коментариев 6

  1. Здравствуйте, Роман.
    Подскажите, как и где фиксируется передача документа. Ну, к примеру, по Вашей схеме (горизонтальной) акт приема-передачи нужно передать в бухгалтерию (или архив).Это прописывается в инструкции? или появится отдельный блок и сотрудник «Бухгалтерия»?
    И сколько максимально сотрудников Вы включали в один бизнес-процесс?

    • Да это все описывается в инструкции если в этом есть необходимость. К инструкции прилагаются формы документов и т.п. В самой технологии бизнес процесса только крупные мазки.

      Насчет максимального количества участников в бизнес процессе я честно не считал. Но в целом не вижу никаких ограничений что бы в бизнес процессе принимало участие и 10 и 20 и 30 подразделений. Но думаю что 30 участников процесса это нечто очень сложное сродни сбору автомобиля. На практике таких бизнес-процессов не видел. Они все равно разбиваются.

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Заполните поле * .


*