Permalink

3

Наш алгоритм описания бизнес-процессов

После того как мы определились с форматом описания бизнес-процессов, нам надо было определится как же будет происходить сам процесс описания. И тогда на свет появился бизнес-процесс с названием «Описание бизнес-процессов». В нем мы определил порядок действий: что нужно и как нужно делать.

Смысл очень простой. Бизнес-аналитик берет обычный блокнот или бумажку и идет к исполнителю/исполнителям процесса и задает вопрос: «Рассказывай, как ты это делаешь. Не как ты хотел бы это делать, не как нужно, а как ты делаешь».

Дальше аналитиком все записывается и составляется порядок действий. Как я уже рассказывал модель описания процессов у нас в компании представляет собой технологию, состоящую из блоков. Фактически каждый блок это название аналогичной инструкции. Вот уже в этой инструкции мы указываем подробно как делать ту или иную функцию. Грубо говоря, модель процесса рассказывает ЧТО надо сделать а инструкция, составленная на основе модели говорит КАК надо сделать. В текстовой инструкции можно очень подробно описать как нужно выполнить свои функции при этом временные затраты на такое описание на порядок ниже, чем описывать это в виде блок-схем.

Если исполнитель работает в какой либо программе, то обязательно добавляются скриншоты к каждому действию в программе. Прямо по порядку. «Выбрать контрагента из списка – скриншот», «Заполнить контактное лицо контрагента – скриншот», «Сохранить данные – скриншот».

Уже с этими готовыми материалам аналитик идет опять к исполнителю и спрашивается: «Вот так ты это делаешь?» Если что то не правильно, то модель процесса или инструкция корректируется.

Потом с этой моделью бизнес-процесса аналитик идет к начальнику исполнителя и спрашивает так ли все это. Если так, то начальник сам по описанному процессу пытается сделать работу. Именно по процессу, а не по тем знаниям, которые у него есть. Это называется верификация процесса. На этом этапе часто возникают ситуации, что забыли описать какой то момент или он описан не полностью. А бывает, что процесс нельзя выполнить, так как схема ведет в тупик или из нее не понятно что делать. Бизнес аналитик корректирует, добавляет до тех пор, пока начальник исполнителя не сможет верифицировать процесс.

А дальше с этим процессом бизнес-аналитик идет к независимому сотруднику, который никак не задействован в этом процессе. Задача у этого сотрудника простая. Пройти процесс, используя лишь схему. Получилось – верификация пройдена, процесс описан. Не получилось — бизнес-аналитик идет к исполнителям и все сначала. Вносит корректировки, согласует и изменяет, пока независимый сотрудник не сможет выполнить процесс используя лишь модель процесса с прилагаемыми инструкциями.

Угадайте кто в итоге стал этим независимым сотрудниками? Мы. Учредители. Во-первых, мы заново ознакомились с работой, которая происходит в компаниях. Во вторых, мы очень заинтересованы, что бы описание действующих процессов было как можно четче, а мы свою работу точно выполним качественно.

Мы пробовали, что бы независимым сотрудником был кто-то из компании. Но однажды взяв уже описанный и верифицированный всеми процесс, мы выявили более 40 замечаний, которые приводили к сбою в работе и на которые не было ответа в процессе. Да это отнимает достаточно времени, но кроме владельцев в описании никто не заинтересован. Сотрудники не горят желанием, что бы им создали инструкцию, по которой будут проверять их работу.

Мы сами лично как учредители пройдя процесс и сделав работу за сотрудника четко стали понимать кто и сколько работы выполняет. И на основании этого уже внедрили нормативы для сотрудников. Мы теперь знаем сколько времени занимает каждый процесс у сотрудника.

Все ли процессы описаны на данный момент? Конечно нет. Как я уже говорил, наша компания выполняет столько процессов, что описание всех займет много время. Но каждый день неописанных процессов становится все меньше и меньше. Как говорится, глаза боятся, а руки делают.

Коментариев 3

  1. Спасибо за подробное описание процесса.
    Одел на себя роль бизнес-аналитика и задал вопрос сотруднику: «Как ты это делаешь?»
    Ттвою!..Столько косяков повылазило!
    А я считал сотрудник тупой…
    Зато какое облегчение от начатого дела!
    И еще раз спасибо!

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Заполните поле * .


*