Permalink

9

Описывать ли бизнес-процессы в компании?

Если говорить про уже работающие компании, то все сотрудники в ней выполняют какие то функции. В большинстве компаний малого бизнеса, как и что делать сотрудники узнали от коллег или от руководителя или придумали сами. Дальше процесс работы передается из уст в уста. Фактически на словах передается технология и некий образ как до этого делали. Но иногда цепочка передачи информации прерывается и некоторые знания теряются. Причин уйма. Во-первых, это может быть просто «испорченный телефон». Сотрудник не понял как надо и начал делать по-своему. Руководитель не уследил, а сотрудник уже научил так делать другого и пошло поехало. Или сотрудник обладающий знаниями просто уволился, сказав, что завтра он улетает жить на ГОА, где трудовая книжка ему не нужна. Вариантов разрыва цепочки может быть миллион.

Это все не так критично, когда в компании работает 3-4 человека и владелец бизнеса сам знает как надо и что надо и в любой момент может рассказать и подсказать что делать. А теперь представьте компанию хотя бы из 30 человек, которая предоставляет 10 различных услуг. Уже на горизонте начинает маячить легкий бардак. А дальше только хуже. Сотрудник сделал работу не правильно или вовсе не сделал. Владелец/руководитель начинает с него спрашивать, а в ответ: «А я не знал как делать или не знал что это должен делать я!» Кто виноват? Точно не сотрудник. С этим мы начали сталкиваться, когда начали расти. Когда весь коллектив, состоящий из 5 человек сидел в одной комнате площадью 20 кв.м., то проблемы не были настолько критичными, а вот дальше становилось только хуже.

Мы это четко поняли, когда одни и те же ошибки стали повторяться регулярно. Решив какую-либо проблему, мы все объясняли сотрудникам. Те кивали головами и через месяц наступали на те же грабли и делали точно такую же ошибку.
Именно тогда мы приняли решение, что все процессы в компании должны быть описаны и на все выполняемые процессы должны быть инструкции. Это результат роста. Все кто будет говорить, что это бюрократизм, просто не растет и не развивается. Он просто замер. А даже если он и растет каким то чудом, то уверен на 146%, что качество услуг заметно падает и все косяки решаются в аврально-ручном режиме, а это в ближайшее время приведет к потери клиентов и вместо роста будет большой шаг назад.

Как раз в момент осознания необходимости описания всех процессов параллельно мы приняли решение открыть одну из наших компаний, занимающуюся предоставлением юридических адресов. Мы сели и описали почти все процессы в будущей компании, кроме некоторых. На все не хватило время перед запуском. И что бы вы думали? Там где все было описано проблем не возникает до сих пор, а те процессы, которые мы поленились описать или просто забыли, привели к тому, что мы чуть не потеряли бизнес и нам пришлось в срочном порядке в ручном режиме исправлять ситуацию.

После этого вопрос описывать процессы или нет отпал сам собой. Пусть хоть миллион специалистов и сторонников свободы в компаниях будут рассказывать про негатив бюрократизма и про то, что описанные процессы убивают в сотрудниках желание творить и это не модно и будущее за бизнесом в стиле фанк, я им уже никогда не поверю. Мы на своей практике доказали себе обратное.
Только порядок в компании делает ее управляемой. Только описанные процессы могут навести порядок. А потом это гораздо проще. Описал процесс один раз и используй его почти без изменений в других компаниях. Не надо каждый раз изобретать велосипед. Это набор знаний, который можно использовать во всех компаниях. Красота!

Вопрос описывать бизнес-процессы или нет больше не стоял, но возник вопрос как их описывать. Про этот опыт расскажу в следующих постах.

Коментариев 9

  1. интересно посмотреть. вообще-то это самая секретная информация в любой компании 🙂

  2. Вы очень интересно пишете. Главное о нужных и важных вещах. Жду продолжения. Сам сейчас начинаю заниматься описанием бизнес-процессов, так что тема в тему))

    • Спасибо за такую оценку.

      Буду и дальше делиться нашим опытом и наработками.

  3. прописывать однозначно! исключаются повторяющиеся функции, и, наоборот, нет»зависающих» не понятно где; понятно, какой отдел с кем коммуницирует и зачем и пр. и пр.
    про Ваш опыт будет интересно

    • Прописывать однозначно. Почему этого не делают?

      Согласна. нужно прописывать все….но вот вопрос — что пугает перед этим прописыванием? Ведь иногда нужно очень просто обозначить последовательность действий и все…. никаких тут особо навыков не нужно…. просто попробовать,начать и все станет видно и понятно… Ну ведь когда яичницу жарят, не задумываются о том, что это тоже процесс…. и никому в голову не придет сначала разбить яйцо, а потом поставить сковородку….а в бизнесе и в процессах так часто это бывает)))) просто не так очевидно, как с яичницей)))

      • Re: Прописывать однозначно. Почему этого не делают?

        Знаете, лучший ответ, как в фильме «О чем говорят мужчины», — «Потому что». Иное объяснение не находится.

        • Re: Прописывать однозначно. Почему этого не делают?

          я думаю, что это из-за не компетенции владельцев бизнеса, в которых они себе не признаются. Хотя признаться себе в том, что ты чего-то не знаешь — это скорее сила, а не слабость. Но не все на это способны…а жаль….вероятно нужно об этом больше говорить, учить людей «Правде в бизнесе»….

          • klimenko_roman 7 Май, 2013 09:44

            Re: Прописывать однозначно. Почему этого не делают?

            Абсолютно с Вами согласен.

            Нужна еще сила что бы начать бизнес. А в нашей стране только 2% хотят заниматься бизнесом. Из них только какой то процент это сильные бизнесмены. Так что ситуация в целом грустная.

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Заполните поле * .


*