Permalink

5

Система управления задачами

Как только наша компания чуть-чуть подросла, у нас возникла проблема с коммуникацией между сотрудниками. Мы уже сидели в разных комнатах, да что там скромничать мы открыли дополнительно 8 офисов продаж, в которых работали менеджеры и инженеры-механики. Отсутствие внятной коммуникации конечно тут же отразилось большими проблемами. Отослали письмо по всем офисам и не понятно получено оно или нет. Приняли его там в работу или нет. Перезваниваем уточняем. Один офис получает задание на изменение витрины, второй узнает об этом только через 3 дня. Один офис сдал отчет, второй еще спит. Вышла новая форма документа, а третий офис использует еще старую. Качество услуг соответственно падает.

А потом следующей волной проблем нас накрыло отсутствие системы постановки и контроля выполнения задач. Все бумажные ежедневники, блокноты, записи можно смело выкинуть в помойку. По ним нельзя работать. Мы ставили задачу, записывали в ежедневник, через 3 дня собирались, а воз был и ныне там. Потом собираться каждый раз по пустяковым задачам абсолютно нет никакого смысла, но приходилось это делать, тратя самое драгоценное, что есть у бизнесмена – это время. Все можно купить кроме часов и минут, а тут для того что бы передать пустяковую задачу приходилось устраивать совещание.

И тогда мы приняли решение перевести все в единую электронную систему управления задачами. До ERP в его привычном понимании мы тогда еще не доросли ни по деньгам ни по задачам, которые призваны решать ERP продукты типа oracle или sap, но систему управления задачами и проектами мы тогда внедрили. Не буду рекламировать название, дело не в нем, а в том, что любая такая система, это как режим «Турбо» для бизнеса. То на что мы до этого тратили месяцы и недели решалось за 2 дня. Удаленный доступ всегда и везде ко всем задачам. Планирование, графики, отчеты, дедлайны и это постоянный контроль за сотрудниками. Красота!

Специально посмотрел за 2 года через систему было поставлено и выполнено 4665 задач (по 9 задач каждый рабочий день). Это ведь не просто цифра, за ней стоит количество улучшений в нашей компании. Почти каждая задача это какое-либо решение проблемы, положительное изменение в бизнесе, внедрение новой технологии или услуги.

Вы представляете теперь эту работу в бумажном формате? Я нет. А уж как это проконтролировать без автоматических напоминаний или сколько раз пришлось бы собираться на совещания, что бы обсудить все эти задачи и представить нельзя. Об одном жалеем, что не внедрили все это раньше.

Точно могу сказать, что после внедрения системы управления задачами наша компания перешла на новые рельсы. Поменялся подход к управлению. Понятие забыл или не так понял исчезло. Руководители научились более четко ставить задачи. Раньше он рассказал, а подчиненные не так поняли. И поди потом докажи кто виноват. А теперь вся переписка видна. Как задача поставлена, так и выполнена.

Конечно, внедрение было не простым, с точки зрения сотрудников. Их пришлось в начале силой и штрафами заставлять работать в системе. За то сейчас это уже как данность. Никто и не знает, что можно работать по другому.

На рынке сейчас много таких систем и стоят они не дорого, а некоторые для маленьких компаний и вовсе бесплатны. Не раздумывая берите. Хуже вашему бизнесу точно от этого не будет, а улучшения заметите довольно скоро.

Коментариев 5

  1. Интересней было прочитать про то как и из чего вы выбирали и как реально это ускорило бизнес, а не абстрактную мысль про то как хорошо что-то внедрить.

    • Ну выбор на тот момент был не большой 🙂 Это сейчас уже появился кое-какой выбор но 2 года назад мы просто решили попробовать первый попавшийся продукт, так как сами не верили в такие системы. Да и не знали никаких требований к ней.

      Многие до сих пор живут среди бумажек. 4665 закрытых задач за два года, а сколько было до этого мы не знаем. Мы не контролировали ситуацию. Лишь об этом пост.

    • Я бы рекомендовал бы взять все и попробовать на тестовом периоде каждую. У всех есть свои + — в зависимости от вида бизнеса.

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Заполните поле * .


*